ファイルを探すイライラを解消！ファイル整理のコツ
ベイシステム会社を訪問させていただくと、たまに見かける事があります。
社長さんのパソコンで、
パソコンのデスクトップがファイルでいっぱい
ファイルを探すのに時間がかかる
ということはありませんか？
少し工夫をすることで、探す手間、ストレスを軽減できますので、紹介します。
ファイルやフォルダの並びは、基本的に以下の順番で表示されます。
記号＞数字＞英字＞カタカナ、ひらがな＞漢字
- 記号：半角記号、全角記号
- 数字：半角数字、全角数字
- 英字：アルファベット順
- 日本語：カタカナ、ひらがな、漢字（音読み順）
1．用途ごとのフォルダでまとめてみよう
デスクトップにファイルが置かれている場合、そのファイルがすぐに見つかればクリックするだけなので早くて簡単ですね。
ファイルの数が少なかったり、必ずそれしか使わなくていつもそこにある、というのでしたらデスクトップに置いておく、で良いと思います。
だんだんとファイルの数が増え、使うファイルの数が多くなってくると、たまに使うようようなファイルは、探すのに時間がかかる、という事はないでしょうか。
というわけで、少しでも早くストレス無く見つけるために、フォルダでまとめてみるのが効果的です。
例えば、業務別、種類別、時系列など、目的に応じた分類をすると管理しやすくなります。
・所属別
営業、製造、ネットショップ、など
・種類別
設計、提案、見積り、製造、など
・時系列
フォルダ名に日付を付けると並び順を固定できます。
日付の付け方は、後段の「ファイル名に日付をつけてみよう」で詳しく説明していますのでそちらもご覧下さい。
分類分けをしても、うまく分けられないファイルが出てくるかもしれません。
まずはできるものからでいいので、フォルダに移動していくと探すのが楽になります。
２．ファイル名に日付をつけてみよう
フォルダ内のファイルを整然と並べるためによく使われるのは、ファイル名に日付をつける、です。
これは冒頭で書いた、ファイルの並び順にはルールがある、という特性を利用しています。
①時系列が重要なら、yymmdd_ファイル名
②同じ種類ごとなら、ファイル名_yymmdd
①時系列が重要なら、yymmdd_ファイル名
作業日、作成日、提出日などの日付をつけることで、その順番に並びます。
新しい順（古い順）に整列されていることで、そのファイルを見つけやすくなります。
②同じ種類ごとなら、ファイル名_yymmdd
同じ種類ごとにまとまって、更に日付順で並びます。
日付は年月日を半角数字で表します。2025年5月15日なら250515か、20250515です。
2025年とか、2025/05/15のような"年"、"/"は不要です。
こうすることで、フォルダ内のファイルの並び順が固定されるので、整理や検索が格段にしやすくなります。
是非活用してみてください。
3．ファイル名を付けるときのコツ
その他にもいくつかファイル名を付けるときのコツがあります。
①半角・全角は統一しよう
おススメは、数字、アルファベットは半角、かなは全角（半角は使わない）です。
②区切りには「_」がおススメ。空白(スペース)は使わない
③必ず先頭に持ってきたいなら、ファイル名の頭に"00_"を付ける
ここに紹介した以外にも、並び順のルールを活用すると更に使いやすくなりますので、工夫してみてください。
ファイルの並び順にはルールがある事を利用して、
まずはやっておきたい、フォルダを作成してのファイル管理と、ファイル名に日付をつけるバージョン管理について紹介しました。
ここに紹介したのた一例で、それぞれの会社、職場、担当などによって変わってくると思います。
工夫次第で各段にファイル管理がしやすくなりますので、活用してみてくださいね。
